Zeiterfassung Zeitleiste auf der Home Seite aktualisiert ab sofort in Echtzeit.

Pull-to-refresh funktioniert jetzt auf der Home Seite, um die Seite zu aktualisieren.

Neue Begrüßung basierend auf der Tageszeit (Guten Morgen, Hallo, Guten Abend).

Die Ansichten wechseln in der Zeiterfassung passiert jetzt sofort beim Klick auf den Button und öffnet kein Menü mehr.

In der Zeiterfassung kannst du jetzt mit Klick auf den Monatsnamen zum aktuellen Datum springen.

Haptic Feedback ist jetzt auf allen Buttons eingestellt.

Neue Platzhalter für den Home Tab und die Projektansicht wurden hinzugefügt.

Support Portal auf der Konto Seite wurde aktualisiert.

Bei einer Erfassung von mehr als 24h fing die Zeit in der App von 0 an zu zählen, dieser Fehler wurde behoben.

Geschwindigkeitsverbesserung

Projekterfassung

Mit diesem Update wurde die Eingabemaske für Projekte bei der Zeiterfassung hinzugefügt.

Bei einigen Nutzern wurden die Start & Stop Erinnerungen zum falschen Zeitpunkt gesendet, dieser Fehler wurde behoben.

Bei einigen Benutzern wurde die Stoppuhr automatisch gestartet. Dieser Fehler wurde behoben.

Personalakte (BETA)

Mit diesem Update veröffentlichen wir die digitale Personalakte für die Mitarbeiterapp.
Für einen BETA Zugriff kontaktiere bitte unser Supportteam.

Email in der Kontoseite

Auf der Konto Seite wird jetzt die Email des Nutzers angezeigt.

Abwesenheitskalender Filter

Im Abwesenheiten lässt sich jetzt nach Standort filtern

Der Read&Sign Signatur-Bestätigen Button wurde manchmal auf kleinen Geräten nicht angezeigt

Start & Endzeit Benachrichtigungen

Vergisst du manchmal, die Zeit zu starten oder zu stoppen? Ab jetzt kannst du dich von Sawayo zu einer bestimmten Zeit daran erinnern lassen, wenn du vergessen hast, die Zeit zu starten oder zu stoppen.

Neue Konto Ansicht

Wir haben das Design der Kontoansicht geändert, um weitere Funktionen zu integrieren.

Der Support-Link auf der Konto-Seite führte zu einer 404-Seite, dieser Fehler wurde behoben.

Monatsansicht für die Zeiterfassung
In der Zeiterfassung kann nun zwischen der Agenda und der Monatsansicht gewechselt werden.

Abwesenheitskalender für Mitarbeiter
Auf der Abwesenheitsseite können Mitarbeiter nun einen Kalender mit den Abwesenheiten ihrer Kollegen sehen.

Das Feature ist derzeit noch in der BETA Phase. Kontaktiere den Support, wenn du es ausprobieren möchtest.

Monatsansicht Abwesenheitskalender
Der Abwesenheitskalender wurde um eine Monatsansicht erweitert

E-Mail Domain mit Umlauten
Domains mit Umlauten, wurden nun unterstützt

Sitzung Abmeldung
Sobald eine Sitzung abgelaufen ist, wird der Nutzer automatisch auf die Login Seite weitergeleitet.

Demo Daten entfernen Button
Die Demo Daten lassen sich jetzt einfach per Klick in den Einstellungen entfernen.

Onboarding für kleinere Bildschirme verbessert
Der Onboarding Prozess wurde für kleinere Bildschirme optimiert.

Neuer Signup Prozess für Neukunden
Der Registrierungsprozess wurde vom Design überarbeitet

Einsehen der Abrechnungsdetails
Ab sofort können Nutzer ihre Abrechnungsdetails in den Einstellungen einsehen

Das Wording für die Lizenzkontrolle wurde überarbeitet

Die Änderung eines Kontingentes führte zu Fehlern, dies wurde behoben.

Accessibility bei Abwesenheiten

Es wurden Accessibility Funktionen zu der Abwesenheitsseite hinzugefügt. Nun können Abwesenheiten auch per manueller Datumseingabe hinzugefügt werden und per Voice-Over bedient werden.

In einigen Fällen sprang die Zeiterfassungsansicht um eine Woche, sobald man zwischen Tabs gewechselt hat. Dieser Fehler wurde behoben.

Beim Editieren eines Arbeitszeiteintrages, der per Start/Stop aufgezeichnet wurde, erschien in bestimmten Fällen eine Fehlermeldung. Dieser Fehler wurde behoben.

Abwesenheitsart bearbeiten
Ab sofort können alle Einstellungen der Abwesenheitsart bearbeitet werden.

Arbeitszeitmodelle in jedem Tab sichern
Mit dieser Änderung lässt sich ein Arbeitszeitmodell jetzt auf jedem Tab speichern, ohne den gesamten Prozess durchlaufen zu müssen.

Archivierte Mitarbeiter nicht in der Zeiterfassungsübersicht anzeigen
Ab sofort werden archivierte Mitarbeiter nicht mehr in der Zeiterfassungsübersicht angezeigt.

Hilfe Icon von Topbar wurde entfernt
Wir haben das Hilfe Menü aus der Topbar entfernt, da alle Informationen jetzt im Hilfecenter (am rechten unteren Bildschirmrand) zu finden sind.

Lizenzkontrolle
Mit der Lizenzkontrolle kannst du verschiedenste Lizenzen, wie zum Beispiel Führerscheine, Gesundheitszertifikate oder auch Polizeiliche Führungszeugnisse automatisch kontrollieren lassen. Du kannst auch eigene Lizenzarten hinterlegen, wodurch sich jede beliebige Lizenz überprüfen lässt.

Kontaktiere bitte unseren Support, wenn du diese Funktion ausprobieren möchtest.

Lizenzkontrolle
Mit der Lizenzkontrolle kannst du verschiedenste Lizenzen, wie zum Beispiel Führerscheine, Gesundheitszertifikate oder auch Polizeiliche Führungszeugnisse automatisch kontrollieren lassen. Du kannst auch eigene Lizenzarten hinterlegen, wodurch sich jede beliebige Lizenz überprüfen lässt.

Kontaktiere bitte unseren Support, wenn du diese Funktion ausprobieren möchtest.

Standort in der Mitarbeiterübersicht
Ab sofort lässt sich die Mitarbeiterübersicht nach Standorten filtern.

Onboarding Flow
Firmen, die sich neu anmelden werden jetzt durch einen neuen Onboarding Flow geleitet.

PDF Export

Mit dem PDF Export kannst du dir ab sofort die Stundenzettel deiner Mitarbeiter im PDF Format ausgeben lassen.

Achtung: Der PDF Export ist derzeit nur auf der Mitarbeiter- Zeiterfassungsansicht verfügbar. Ein Export für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf der Zeiterfassungsübersicht ist in Planung.

2 Faktor Authentifizierung
Mit diesem Update wird die 2 Faktor Authentifizierung hinzugefügt. Du findest diese Funktionien unter Einstellungen > Konto > Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Sicherheitseinstellungen
In den Einstellungen kannst du jetzt firmenübergreifende Sicherheitseinstellungen, wie Passwortstärke und Sitzungsdauer festlegen.

Erweiterte Einstellungen Arbeitszeitmodelle (Historie der Zeiterfassung)
Mit den erweiterten Einstellungen im Arbeitszeitmodell kannst du festlegen wie und wann ein Mitarbeiter die Zeiterfassung nutzen darf. Außerdem kann die Historie für die Zeiterfassung hier eingeschaltet werden. Mit der Historie kann jede Veränderung an der Zeiterfassung nachvollzogen werden. Achtung: Nur Zeiterfassungsdaten werden hier erfasst, keine Abwesenheiten.

Excel Export
Tabellen können jetzt auch im Excel Format exportiert werden. Klicke dafür einfach auf die 3 Punkte im Tabellenmenü und wähle den Excel Export aus.

Abwesenheiten auf dem Zeiterfassungs-Report anzeigen
Abwesenheiten werden jetzt auf der Mitarbeiter-Zeiterfassungsansicht auf der Tagesebene angezeigt. Somit muss ein Tag nicht mehr aufgeklappt werden, um die Abwesenheit zu sehen.

Einige Beschreibungen wurden aktualisiert, um die Verständlichkeit zu verbessern.

Zeiteinträge bis 0:00 Uhr
Das Eintragen von Zeiteinträgen bis 0:00 wurde hinzugefügt und wenn ein Eintrag über 0:00 Uhr hinweg erstellt wurde, wird dieser jetzt auch korrekt dargestellt (vorher wurde 23:59 statt 24:00 angezeigt).

Barrierefreiheit
Die Unterstützung für die Bedienungshilfe-Funktionen wurde optimiert.

Eine Fehlerbenachrichtigung für das Beantragen von Abwesenheiten bei zu wenig vorhandenen Anspruch wurde hinzugefügt.

Zeiten in Zukunft eintragen
Bisher war es möglich Zeiten am heutigen Tag ohne jegliche Einschränkungen hinzufügen zu können. Diese Logik wurde geändert und es kann jetzt nur noch bis zum jetzigen Zeitpunkt ein Eintrag hinzugefügt werden.

Bei der Datumsauswahl funktionierten der Zurück und Ok Button zum Teil nicht richtig.

Die Navigation wurde auf einigen kleineren Geräten nicht korrekt dargestellt.

In einigen Fällen wurde das AZK nach Beenden der Erfassung nicht schnell genug in der Übersicht aktualisiert. Dieser Fehler wurde behoben.

Einige kleine Designverbesserungen wurden vorgenommen.

Meldungen für die “Erweiterten Einstellungen” der Zeiterfassungen wurden hinzugefügt.

Zeiterfassung Start/Stop Logik

In der Vergangenheit wurde die Zeiterfassung mit Start & Stop sekundengenau erfasst. Dies führte dazu, dass in der Übersicht die Gesamtzeit von der Start und Endzeit abweichte. Um dies zu verhindern, rundet der Start/Stop Mechanismus jetzt immer auf die volle Minute auf (>30s) oder ab (<30s). Somit stimmen die Gesamtzeit und die Start/Endzeit immer überein.

Die Zeiterfassungsübersicht hat in manchen Fällen nicht sofort die Zahlen aktualisiert, wenn die Erfassung gestoppt wurde. Dieser Fehler wurde behoben.

Ein Fehler, bei dem der Nutzer in einem Ladevorgang hängen blieb wurde behoben.

Filter im Abwesenheitskalender
Folgende Filter wurden hinzugefügt: Gruppen, Standorte und eine Suchfunktion für den Namen.

Performance Verbesserungen
Die Abwesenheiten und Zeiterfassungsseiten laden jetzt 5x schneller als zuvor.

Hilfe-Widget
Um besser und schneller mit unserem Support in Kontakt treten zu können, haben wir ein neues Hilfecenter veröffentlicht. Über den orangenen Button mit dem Fragezeichen unten rechts können z.B. Fehler gemeldet, Feedback versendet oder der Support kontaktiert werden.

Read&Sign Erinnerungen auch an Empfänger senden

Ab sofort können die Erinnerungen für Read&Sign Dokumente auch an die Empfänger versendet werden. Dies funktioniert derzeit nur für Mitarbeiter, nicht für Externe E-Mails.

Module

Um kleinere Funktionen besser bündeln zu können, haben wir die Module Sektion hinzugefügt. Hier findest du kleinere Apps, die dein Unternehmerleben vereinfachen.

Hinweisgebersystem

Mit dieser Funktion kannst du der Plicht zum Einrichten eines Beschwerdekanals nachkommen. Wenn du diese Funktion ausprobieren möchtest, kontaktiere bitte den Support.

Einige Fehlermeldungen wurden verbessert, um sie verständlicher zu machen.

Abwesenheit Stammdaten Darstellung

In den Stammdaten des Mitarbeiters wird der Anspruch einer Abwesenheit nun inklusive des Übertrags und der manuellen Anpassungen angezeigt. Für eine bessere Verständlichkeit haben wir einen Tooltipp mit der Aufteilung der einzelnen Werte hinzugefügt.

Tabellen speichern funktionierte in einigen Fällen nicht. Der Fehler wurde behoben.

PDFs wurden in seltenen Fällen nicht richtig dargestellt. Der Fehler wurde behoben.

Wenn im Eingabefeld der E-Mailadresse ein Leerzeichen nach der E-Mail eingefügt wurde, ist der Anmeldeprozess fehlgeschlagen. Dies wurde behoben.

Im Anmeldeprozess wurde der Firmenname nicht korrekt gespeichert. Dieser Fehler wurde behoben.

Bei der Mitarbeiterübersicht wurde die Darstellung der Seitenzahlen entfernt, da viele Kunden eine Ansicht ohne präferieren.

Start/Stop Einstellungen

Für die Start/Stop Erfassung wurden Möglichkeiten zum Ändern der Startzeit, Hinzufügen von Kommentaren und Löschen des Eintrags hinzugefügt.

AZK Heute

Der AZK Stand zum heutigen Datum wird jetzt in der Zeiterfassung angezeigt.

Upload Abwesenheiten

Der Upload von Dokumenten für Abwesenheiten wurde hinzugefügt.

Die Farbe und Abkürzung von Abwesenheiten werden jetzt in der Zeiterfassungsübersicht angezeigt. Vorher wurde nur ein “A” in grüner Farbe dargestellt.

Übersetzungen

In einigen Fällen wurde die App beim ersten Anmelden in englischer Sprache dargestellt. Dieser Fehler wurde behoben.

Read&Sign Unterschrift Button nicht sichtbar

In ein paar wenigen Fällen wurde der Unterschrift Button nicht angezeigt. Dieser Fehler wurde behoben.

24h Format

Für deutsche Nutzer wurde zum Teil nicht das 24h Format sondern das 12h Format angezeigt. Dies ist jetzt behoben.

Kleine Verbesserungen für Abwesenheiten

• autoselect: Wenn nur eine Abwesenheit hinterlegt wurde, wird diese beim Hinzufügen automatisch ausgewählt. Dies spart unnötige Klicks.

• ,0 entfernt: Bei geraden Zahlen wurde die Dezimalstelle entfernt, damit die Anzeige schneller zu erfassen ist.

• Informationen zur Genehmigung & Erstellung der Abwesenheit: Die Zeiten der Erstellung und der Genehmigung wird jetzt transparent in der App dargestellt.

Abwesenheitskalender

Zu finden unter: app2.sawayo.de/calendar/absence

Mit diesem Kalender lassen sich die Abwesenheiten aller Mitarbeiter einsehen und offene Anfragen bearbeiten.

Hinweis: Wenn die Abwesenheitsart auf “Privat” eingestellt ist, können nur Vorgesetzte den Grund der Abwesenheit sehen.

Verbesserungen Zeiterfassung

• Klick auf Eintrag
  Wenn auf einen Tag im Diagramm geklickt wird, scrollt die Seite jetzt zu dem dazugehörigen Tag in der Liste.

• AZK im Tooltip
  Das AZK kann jetzt tageweise über den Tooltip nachvollzogen werden.

• Diagramm Anpassungen
  Die Diagramm Überlagerungen für Abwesenheiten und Feiertage wurden noch deutlicher gemacht.

• Leere Tage werden jetzt deutlicher dargestellt
  Leere Tage werden jetzt anstelle von 00:00 mit —:— dargestellt und sind somit besser zu erkennen.

Der Text Editor in Read&Sign konnte kein Enter darstellen, dies wurde behoben.

Abwesenheiten

Mit Abwesenheiten kannst du deine Auszeiten in Sawayo hinterlegen.

Zeiterfassung Prefill

Um die Eingabe in der Zeiterfassung zu vereinfachen, werden die Start und Endzeiten jetzt vorausgefüllt.

IPad Anmeldung
Bei der Anmeldung auf dem IPad gab es ein Problem, durch dass sich Nutzer nicht anmelden konnten. Dieses Problem wurde behoben.

Zeiterfassung über mehrere Tage

Zeiteinträge, die über mehrere Tage aufgenommen werden, werden jetzt am Tageswechsel getrennt. Somit kann in einem Tag nicht mehr als 24h aufgenommen werden.

Große PDFs wurden in der Web Version nicht richtig dargestellt.

Beim Darstellen von großen PDFs wurde in Read&Sign nicht der gesamte Inhalt angezeigt. Dies wurde behoben und gleichzeitig auch ein Zoom Regler eingebaut.

Abwesenheiten

Mit diesem Feature veröffentlichen wir das Abwesenheitsfeature von Sawayo. Hier können sämtliche Abwesenheiten und ihre Regeln hinterlegt werden. Ob stündlich oder tageweise, ob mit oder ohne Genehmigung, allles kein Problem und nur einen Klick entfernt.

Read&Sign zurückziehen wenn Mitarbeiter archiviert wird

Wenn ein Mitarbeiter archiviert wird, werden ihm jetzt automatisch alle noch offenen Dokumente entzogen. Somit müssen nicht mehr alle Dokumente nach dem Mitarbeiter durchforstet werden.

Überstunden Abrechnung

Die der automatische Überstundenabzug wurde basierend auf dem AZK ausgelöst, dadurch wurden Überstunden mehrmals reduziert. Dies wurde jetzt behoben.

Dashboard

Read&Sign: Die Kachel zeigt den Gesamtstatus aller Dokumente an. Für einen besseren Überblick haben wir ein Kreisdiagram hinzugefügt.

Kalender: Zeigt alle Termine und Fristen der nächsten 30 Tagen an.

Anfragen: Zeigt in Zukunft alle Abwesenheits- und Lizenscheckanfragen an.

Logo-Darstellung

Wir haben die Darstellung des Logos verbessert. Nun sollten auch größere Logos korrekt dargestellt werden. Auch das Zuschneiden von Logos wurde hinzugefügt.

Zeiterfassung in der Web-Version

Mit diesem Update ist die Zeiterfassung jetzt auch in der Web-Version verfügbar.

Zeiterfassung Synchronisation

Die Zeiterfassung wird jetzt über alle Geräte hinweg live syncronisiert. Das heißt es ist nun möglich in der App die Zeit zu starten und im Web die Zeit zu beenden.

Read&Sign Links

Read&Sign Links werden jetzt nicht mehr in der Web-Version selber geöffnet sondern mit einem Buttonklick in einem neuen Tab geöffnet. Dies hat sicherheitstechnische Hintergründe und erhält das komplette Nutzererlebnis der hinterlegten Links.

Performance

Die Performance der Web-Version wurde deutlich verbessert und die Ladezeiten der App erheblich verschnellert

Mitarbeiteransicht für Read&Sign

Damit Onboardings oder Zuweisungen von vielen Dokumenten für einen spezifischen Mitarbeiter leichter sind, haben wir eine Mitarbeiteransicht für Read&Sign veröffentlicht. Hier können alle dem Mitarbeiter zugewiesenen Dokumente eingesehen werden und neue Dokumente zugewiesen werden.

Liegt die Frist eines Dokuments in der Vergangenheit, kann die Frist auch gleich von dieser Seite geändert werden.

Login Probleme bei der Benutzung von Passwortmanagern

Bei der Benutzung von Passwortmanagern gab es Probleme beim Anmelden, da die E-Mail Adresse nicht richtig erkannt wurde. Dieser Fehler wurde behoben.

Read&Sign Dokumente zurückziehen funktioniert nicht

Beim Zurückziehen von Read&Sign Dokumenten trat ein Fehler auf, dieser wurde behoben.

Bei Read&Sign Dokumenten im Entwurf Status werden doppelt Benachrichtigungen versendet.

Wenn ein Read&Sign Dokument als Entwurf erstellt wurde, sind Benachrichtigungen doppelt versendet worden. Dieser Fehler wurde behoben.

Zeiterfassung

Mit dem neuen Update haben wir die Zeiterfassung in die Sawayo 2.0 App eingebaut.
Wenn die Zeiterfassung für einen Mitarbeiter eingeschaltet wird, kann dieser in der App seine Zeiten automatisch oder manuell erfassen.

Performance

Mit der neuen App haben wir viel unter der Haube optimiert und die Leistung der App drastisch erhöht (je nach Gerät um bis zu 400%). Die App startet nun schneller und läuft deutlich flüssiger.

Wöchentlicher Überblick E-Mail
Damit es leichter fällt, eine Übersicht über die noch fälligen Dokument zu bekommen und Read&Sign auch für Verträge nutzen zu können, veröffentlichen wir die neue “Wöchentlicher Überblick” E-Mail.

Die E-Mail beinhaltet eine Übersicht über alle “Überfälligen” und “Bald fälligen” Dokumente. Die Dokumente werden mit folgenden Informationen dargestellt:

• Dokumententitel

• Link zum Dokument

• Frist

• Countdown

Die E-Mail wird jeden Freitag um 9:00 Uhr geschickt und auch nur, wenn mindestens ein Dokument in “Demnächst fällig” oder “Überfällig” liegt.

Mitarbeiter Status in Mitarbeiter Übersicht

Ab sofort wird in der Mitarbeiter-Übersicht der Status angezeigt.
Hierbei sind folgende Status möglich:

1. Aktiv

2. Archiviert (der Mitarbeiter wurde archiviert)

3. nicht eingeladen (der Mitarbeiter wurde noch nicht eingeladen)

4. eingeladen (der Mitarbeiter wurde erfolgreich zur Mitarbeiterapp eingeladen)

5. im Einrichtungsprozess (der Mitarbeiter hat die Einladung angenommen und befindet sich im Einrichtungsprozess seines Kontos)

Der Filter “Archiviert” wurde zu der Mitarbeiterübersicht hinzugefügt

Manuelle Benachrichtigung Read&Sign

In Read&Sign können Mitarbeiter nun manuell benachrichtigt werden, indem auf der Detailansicht, im Optionsmenü des Mitarbeiters, auf “Erinnerung senden” geklickt wird.

Mitarbeiter löschen

Ab sofort können Mitarbeiter gelöscht werden. Hierbei handelt es sich um ein “Soft-Delete”. D.h. der Mitarbeiteraccount wird zwar gelöscht, jedoch bleiben einige Daten für das Einhalten von Compliance erhalten.

Archivierte Mitarbeiter werden ausgeblendet

Ab sofort werden archivierte Mitarbeiter nicht mehr in den “Hinzufügen” Menüs angezeigt.

Mitarbeiter Status in Mitarbeiter Übersicht

Ab sofort wird in der Mitarbeiter-Übersicht der Status angezeigt.
Hierbei sind folgende Status möglich:

1. Aktiv

2. Archiviert (der Mitarbeiter wurde archiviert)

3. nicht eingeladen (der Mitarbeiter wurde noch nicht eingeladen)

4. eingeladen (der Mitarbeiter wurde erfolgreich zur Mitarbeiterapp eingeladen)

5. im Einrichtungsprozess (der Mitarbeiter hat die Einladung angenommen und befindet sich im Einrichtungsprozess seines Kontos)

Der Filter “Archiviert” wurde zu der Mitarbeiterübersicht hinzugefügt

Manuelle Benachrichtigung Read&Sign

In Read&Sign können Mitarbeiter nun manuell benachrichtigt werden, indem auf der Detailansicht, im Optionsmenü des Mitarbeiters, auf “Erinnerung senden” geklickt wird.

Mitarbeiter löschen

Ab sofort können Mitarbeiter gelöscht werden. Hierbei handelt es sich um ein “Soft-Delete”. D.h. der Mitarbeiteraccount wird zwar gelöscht, jedoch bleiben einige Daten für das Einhalten von Compliance erhalten.

Archivierte Mitarbeiter werden ausgeblendet

Ab sofort werden archivierte Mitarbeiter nicht mehr in den “Hinzufügen” Menüs angezeigt.

Mitarbeiter Status in Mitarbeiter Übersicht

Ab sofort wird in der Mitarbeiter-Übersicht der Status angezeigt.
Hierbei sind folgende Status möglich:

1. Aktiv

2. Archiviert (der Mitarbeiter wurde archiviert)

3. nicht eingeladen (der Mitarbeiter wurde noch nicht eingeladen)

4. eingeladen (der Mitarbeiter wurde erfolgreich zur Mitarbeiterapp eingeladen)

5. im Einrichtungsprozess (der Mitarbeiter hat die Einladung angenommen und befindet sich im Einrichtungsprozess seines Kontos)

Der Filter “Archiviert” wurde zu der Mitarbeiterübersicht hinzugefügt

Manuelle Benachrichtigung Read&Sign

In Read&Sign können Mitarbeiter nun manuell benachrichtigt werden, indem auf der Detailansicht, im Optionsmenü des Mitarbeiters, auf “Erinnerung senden” geklickt wird.

Mitarbeiter löschen

Ab sofort können Mitarbeiter gelöscht werden. Hierbei handelt es sich um ein “Soft-Delete”. D.h. der Mitarbeiteraccount wird zwar gelöscht, jedoch bleiben einige Daten für das Einhalten von Compliance erhalten.

Archivierte Mitarbeiter werden ausgeblendet

Ab sofort werden archivierte Mitarbeiter nicht mehr in den “Hinzufügen” Menüs angezeigt.

Gruppierung von Tabelleninhalten

Tabelleninhalte können ab sofort gruppiert werden. Hierbei wird nach sich wiederholenden Spalteninhalten geschaut und diese zusammengefasst dargestellt. Somit lassen sich Einträge mit gleichen Werten gruppiert darstellen. Gruppierte Tabellen lassen sich auch als Ansicht speichern.

Der Filter “einer der folgenden” wurde hinzugefügt, um nach mehreren Gruppen/Schlagworte gleichzeitig zu Filtern.

Einige Filter funktionierten in einigen Fällen nicht richtig. Dieser Fehler wurde behoben.

Wir haben ein paar Formulierungen geändert, um in den Standorteinstellungen und der Informationsseite des Mitarbeiters noch klarer zu werden.

Tabellenansicht speichern

Es ist nun möglich benutzerdefinierte Tabellenansichten zu speichern und abzurufen.

Das Wording der Tabelle wurde an einigen Stellen verbessert.

Sortierung hat in einigen Fällen nicht richtig funktioniert. Dieser Fehler wurde behoben.

Wenn eine Erinnerung zu einem Read&Sign hinzugefügt wurde ist das dahinterliegende Dokument falsch angezeigt worden (invalid URL). Dieser Fehler wurde behoben.

Die Software ist jetzt 10x schneller als vorher. Das heißt Tabellen laden deutlich schneller und Aktionen werden schneller angezeigt.

Mehrere Dateien in einem Read&Sign verschicken

Es ist jetzt möglich mehrere Dateien mit einem R&S Dokument zu versenden. Dafür einfach mehrere Dateien in den Upload hinzufügen und absenden. Die Dateien werden vom System anschließend zu einer Datei zusammengefasst.
Das derzeitige Maximum sind 5 Dateien (dies kann auf Anfrage angehoben werden).

“Datei hochladen” Button in Read&Sign wurde entfernt

Nachdem eine Datei hinzugefügt wurde musste erneut auf einen “Datei hinzufügen” Button geklickt werden. Dieser Button wurde entfernt und die Dateien werden jetzt automatisch (ohne weitere Aktion) hochgeladen.

“Abgeschlossen” Button wurde entfernt

Der Button wurde entfernt, da er die Eingabe wiederrufen hat und dadurch für Verwirrung gesorgt hat.

Anfrage zurückziehen lässt Status “Abgeschlossen” zu

Wenn in einem R&S Dokument eine Anfrage auf Empfängererebene zurückgezogen wird, kann das Dokument immer noch den Status “Abgeschlossen” erreichen, wenn alle anderen Empfänger unterschrieben haben. Dies ändert die vorherige Logik, dass das Dokument im “Offen” Status verbleibt.

Kalender Tab

Im Kalender können alle Fristen zu Read&Sign angezeigt werden. Hierbei kann zwischen der Jahres, Monats und Agendaansicht ausgewählt werden. Mit Klick auf das Event wird der Nutzer zum Read&Sign weitergeleitet.

In Zukunft werden hier noch weitere Daten aus der Software angezeigt werden.

Erinnerungsfunktion Read&Sign

Mit der Erinnerungsfunktion kann ein weiteres Datum mit einem Read&Sign Dokument verknüpft werden. Hierbei wird dieses Datum je nach Einstellung vor oder nach der Frist automatisch berechnet (z.B. 3 Wochen nach der Frist). Ein eigenes Datum kann auch eingegeben werden.

Das selektierte Datum wird im Kalender angezeigt und der Nutzer erhält eine Erinnerungsemail an dem selektierten Datum.

Derzeit kann nur eine Erinnerung pro Dokument erstellt werden.

Unterschriften downloaden

Die Unterschriftendownloadfunktion ist ab sofort für alle Dokumente verfügbar.

Das Menü von Read&Sign verschwand, sobald die Seite neu geladen wurde. Dieser Fehler wurde behoben.

Alle E-Mails im System werden nun über Sendinblue versendet.

Bei Entwürfen wird jetzt sofort der Bearbeitungsmodus geöffnet und nicht wie vorher auf die Detailseite verlinkt.

Der “Zurückgezogen” Status hat jetzt ein eigenes Icon.

Das Kommentarfeld wurde hinzugefügt. Der Kommentar ist für jeden Empfänger (intern & extern) sichtbar.

Unterschriften herunterladen

Die Unterschriftenliste kann jetzt als PDF heruntergeladen werden.

Der Rollout für dieses Feature wird über die nächste Woche passieren, da einige ältere Dateien noch migriert werden müssen.

Im Statustooltip wurde der Status für Mitarbeiter falsch angezeigt. Dieser Fehler wurde behoben.

Einige Wordings wurden verbessert.

Das Wording in der Read&Sign Notification wurde von “Mitarbeiter” zu “Empfänger” geändert.

Push-Benachrichtigungen

Die Nutzer erhalten ab sofort Push-Benachrichtigungen. Diese sind die gleichen Benachrichtigungen, die auch per E-Mail verschickt werden.

Es gibt derzeit noch keine Möglichkeit diese benutzerdefiniert ein/auszuschalten (nur über die Geräteeinstellungen).

Empfängergruppen in Read&Sign

Das Versenden von Read&Sign ist jetzt auch an Gruppen möglich. Hierbei werden die in der Gruppe hinterlegten Mitarbeiter automatisch ausgewählt.

Wird jemand neues zur Gruppe hinzugefügt, wird dieser nicht automatisch** **allen Dokumenten mit dieser Gruppe hinzugefügt.

Externe wurden nicht in der Empfängerspalte angezeigt. Der Fehler wurde behoben.

Der Tooltip in der Empfängerspalte zeigte keine Externen und die Sortierung falsch an. Diese Fehler wurde behoben.

Bei abgelaufender Frist konnten keine Änderrungen (Schlagworte etc) an R&S Dokumenten vorgenommen werden und eine Fehlermeldung wurde angezeigt. Dies wurde behoben.

Externes Portal

Das externe Portal dient zum Anzeigen von Read&Sign Dokumenten und Erfassen von Informationen von Externen. Es kann sowohl von Mobil, als auch Web aufgerufen werden.

Das externe Portal kann nur über einen gültigen Link, der per Email versendet wird, geöffnet werden. Ein Link wird ungültig, sobald die in Read&Sign gesetzte Frist ungültig wird. Der Externe kann dann das Dokument nicht mehr unterzeichen.

Externe als Empfänger

Um die Funktion “Externe für Read&Sign” zu ermöglichen, wurde das Empfänger Popup um den Reiter “Extern” erweitert. Hier können E-Mail Adressen für Externe angelegt und bearbeitet werden. Externe können so lange bearbeitet werden, bis sie unterschrieben haben. Auch schon im System hinterlegte E-Mail-Adressen können für das Versenden an Externe verwendet werden.

Info: Externen kann, wie auch bei Mitarbeitern, das Dokument entzogen werden.

Spalte “Typ” in der Detailansicht von Read&Sign

Um zwischen Internen (Mitarbeitern) und Externen zu unterscheiden, wurde eine neue Spalte auf der Detailansicht für Read&Sign hinzugefügt.

Empfänger hinzufügen Logik

Da der Link bei erreichter Frist abläuft wird nun auch der “Empfänger hinzufügen” Button deaktiviert, sobald die Frist in der Vergangenheit liegt. Um einen neuen Empfänger hinzufügen zu können, muss daher jetzt immer erst die Frist angepasst werden (nur wenn diese in der Vergangenheit liegt).

E-Mails von “Externe für Read&Sign” werden ab sofort nur noch über “Sendinblue” versendet.

Der Dokumentendownload für Externe erfolgt über einen per E-Mail verschickten Link. Hier wird einmal das Dokument + die Historie als PDF dargestellt.

Benachrichtigungen und Einstellungen
Hier können die Benachrichtigungen für die Unternehmerseite eingestellt werden.

https://app2.sawayo.de/settings/notifications

Folgende E-Mail Benachrichtigungen können erhalten werden:

1. Mitarbeiter hat die Einladung nicht rechtzeitig angenommen

2. Read&Sign Dokument abgeschlossen

3. Read&Sign Dokument abgelaufen

4. Zertifikat läuft in 3 Wochen aus

5. Zertifikat ist abgelaufen

Mitarbeiter erhalten folgende E-Mail Benachrichtigungen (derzeit können diese nicht ausgeschaltet werden):

1. Neues R&S Dokument erhalten

2. R&S Frist läuft bald ab.

--> Pushbenachrichtigungen folgen in Kürze

Entfernen des Signup Links
Der Signup Link wurde von der Loginseite entfernt, um die Verwirrung bei den Mitarbeitern zu reduzieren.

Neues Hilfecenter
Die Hilfecenter Links wurden verändert und verlinken nun auf das neue aktualisierte Hilfecenter help.sawayo.de.

Datenschutzmodus für 3G Management
Hier werden keine Daten über die Impfzertifikate, Genesenenzertifikate oder Tests gespeichert. Lediglich der 3G Status und dessen Dauer wird hinterlegt.

Hinzugefügte Zertifikate werden jetzt auch dem Mitarbeiter angezeigt. Hierbei werden ausschließlich Impf- und Genesenenzertifikate angezeigt.

Die Anzeigedauer für ein Positivergebnis wurde auf 96h verlängert.

Der PDF Scroll in der Web Version wurde verbessert.

In einigen Fällen wurde das Geburtsdatum nicht richtig erkannt. Dies wurde behoben.

Einige QR Codes von Impfzertifikaten wurden nicht richtig erkannt.

Vorgesetzte hinzufügen
Im System können jetzt Vorgesetzte hinterlegt werden. Dies erleichtert die Vergabe von Berechtigungen.

Tooltips für die 3G Management Auswertung
Für die Status in der Auswertung werden nun Tooltips mit den dementsprechenden Erklärungen angezeigt.

Benachrichtigung 3G Management
Es gibt jetzt Erinnerungen für abgelaufene Zertifikate. Es wird nur bei Ablauf des letzten Impf/ Genesenenzertifkat eine Benachrichtigung gesendet. Dies haben wir so gebaut, damit nicht unnötig viele Benachrichtigungen an die verantwortlichen Personen geschickt werden. z.B. bei Impfung 1,2 &3 wird nur bei Ablauf der letzten Impfung (NR. 3) benachrichtigt.

Bei der Eingabe von E-Mail Adressen wurden Leerzeichen nicht automatisch entfernt, wodurch eine fehlerhafte Eingabe schwierig zu erkennen war.

Standorte und Berechtigungsgruppen konnten im "nicht eingeladenen Zustand" nicht hinzufügt werden.

Hochladen von Zertifikaten aus der Foto Mediathek oder der Dateienablage des Gerätes

Profileinstellungen mit der Möglichkeit, den Namen zu ändern (ermöglicht die für Zertifikate den richtigen Namen zu hinterlegen)

Im Onboarding Prozess wird jetzt das Geburtsdatum abgefragt, um eine eindeutige Zuordnung der Impfzertifikate zu gewährleisten. Das Feld ist ein Pflichtfeld.

Sollte der Name oder das Geburtsdatum nicht mit den Daten auf dem Zertifikat übereinstimmen, wird schon vor dem Absenden eine Fehlerbenachrichtigung angezeigt.

Sollte der Name nicht übereinstimmen, kann dieser mit einem Link zu den Profileinstellungen sofort angepasst werden.

Corona Test Dokumentation wurde in 3G Management umbenannt

Mitarbeiter E-Mail-Adressen können jetzt geändert werden

Firmendaten können exportiert werden (bitte beim Support Team anfragen)

Die Read&Sign Historie wurde um den Zurückgezogen Status erweitert

Die Tabellen Aktualisieren sich jetzt automatisch, ohne die Seiten neu laden zu müssen

Das CSV Format wurde nicht korrekt im deutschen Excel dargestellt

Es wurden Gruppen angezeigt, denen keine Mitarbeiter mehr zugeordnet waren

Der Status Entwurf wurde nicht korrekt im Filter für Read&Sign angezeigt

Anfrage zurückziehen wurde in der deutschen Sprache nicht angezeigt

Archivierte Mitarbeiter wurden im Reporting vom 3G Management angezeigt

Das “Arbeitsvertrag befristet bis” Feld wurde entfernt

Das Dashboard wurde erst einmal ausgeblendet (wir Arbeiten an einer Verbesserung), der Admin landet jetzt auf der Mitarbeiter Übersicht

Einscannen und Dokumentieren von Zertifikaten per QR-Code
Ab sofort können sowohl Impf- und Genesenenzertifikate als auch Testzertifikate mit Sawayo eingescannt, validiert (mit offizieller Validierungssoftware) und dokumentiert werden.

Wichtig: Damit das Validieren funktioniert, muss der Administrator die korrekten Geburtsdaten hinterlegen. Außerdem ist zu beachten, dass der Name des Kontos identisch mit dem des Zertifikates sein muss, damit eine einwandfreie Validierung durchgeführt werden kann.

Für manuelle Tests wurde eine Datenschutzeinwilligung hinzugefügt

Einige Administratoren wurden bei der Anmeldung in Webapplikation der Mitarbeiter App automatisch in die Administratorsoftware weitergeleitet. Dieser Fehler wurde behoben und man gelangt jetzt direkt in die Mitarbeiter App.

Ab jetzt können Mitarbeiter in der App ihre Impfzertifikate selber scannen und validieren lassen. Hinweis: Name und Geburtsdatum des Kontos müssen mit den Daten des Impfzertifikates übereinstimmen.

Geburtsdatum Feld in der Mitarbeiteransicht wurde für die Funktion der digitalen Impfzertifikate hinzugefügt.

Alle Tabellen haben jetzt einen PDF Export. Klicke dafür auf die 3 Punkte und wähle "Drucken" aus. Jetzt kannst du die Tabelle als .pdf Datei speichern.

Der Standardwert für die angezeigten Mitarbeiter auf der Übersichtsseite wurde auf 15 erhöht.

Änderungen auf Mitarbeiterebene werden jetzt auf der Übersichtsseite ohne Neuladen aktualisiert.

Das Datumsfeld und der Kalender werden jetzt in der deutschen Sprache korrekt angezeigt.

Einige kleine Rechtschreibfehler wurden entfernt.

Auswertung von Zertifikaten & Anzahl an Tests in einem bestimmten Zeitraum

Es ist nun Möglich für einen selbstdefinierten Zeitraum den 3G-Status eines Mitarbeiters abzufragen. Dabei kann nach Zertifikaten und/oder nach Anzahl der Tests im festgelegten Zeitraum ausgewertet werden. Je nach Erfüllunggrad wird dementsprechend ein Status angezeigt:

Roter Status: Keine Status Regel wird erfüllt

Gelber Status: Die Status Regeln werden teilweise erfüllt (z.B. zu wenige Tests oder kein/ teilweise valides Zertifikat im gesetzten Zeitraum)

Grüner Status: Alle Status Regeln werden erfüllt

Wir arbeiten noch daran, das Tooltips mit weiteren Informationen zu diesen Status hinzugefügt werden.

Erweiterte Einstellungen

Aufgrund der dauerhaft wechselnden und sehr unterschiedlichen Corona Maßnahmen & Regeln haben wir uns dazu entschieden bestimmte Parameter anpassbar zu machen.

Hierbei lassen sich die Gültigkeit von Impfzertifikaten nach 14 Tagen ein- und ausschalten, die Validität eines Zertifikates von 1-12 Monate anpassen und nur einen Test pro Tag in der Auswertung zulassen.

Diese Einstellung setzen sich nach jedem mal Ausloggen auf den Standardwert zurück.

Die Filter können eingeklappt werden, um der Auswertung mehr Platz zu verschaffen.

Nach Erstellen des Berichts bleiben nun die ausgewählten Filter sichtbar.

Zertifikate haben nun keine Uhrzeit Eingabe mehr, da hier nur das Datum benötigt wird. Dies vereinfacht die Eingabe erheblich.

Verbesserte Tabellenfunktionen:

Die Filter für Status, Standort, Gruppen und alle Datumsfelder wurden angepasst und in ihrer Bedienung stark vereinfacht. Datumsfelder haben dazu noch einen Zeitraum Filter erhalten, damit ist es möglich, einen bestimmten Zeitabschnitt beim Filtern einzugrenzen.

Des Weiteren ist das Anpinnen von Spalten dazugekommen. Somit können Spalten fixiert und somit besser lesbar auf kleineren Bildschirmen dargestellt werden.

Offene und Archivierte Dokumente lassen sich jetzt sortieren
Folgende Möglichkeiten gibt es: Nach Frist, Zuletzt angesehen, Alphabetisch und Unterschriftdatum jeweils auf- und absteigend

Über Wischen auf der Read&Sign Hauptseite kann nun auch zwischen Offen und Archiviert gewechselt werden.

Außerdem haben wir eine neue Detailansicht hinzugefügt, die Informationen zum Dokument anzeigt. Darunter: Dokumentenfrist, Status, Kommentar, Schlagworte, Erstellt von und die Dokumenten ID

Die Dokumentansicht wurde ein wenig überarbeitet und kann nun auch Websites besser anzeigen.

Auch ein Optionsdialog wurde hinzugefügt. Hier können Dokumente offline verfügbar gemacht werden bzw. Links im geräteeigenen Browser angezeigt werden, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen.

Wir haben jetzt auch die Möglichkeit geschaffen, Fehler zu melden, Feedback zu hinterlassen und Wünsche zu äußern. Hierfür einfach das Gerät schütteln.

Sawayo funktioniert jetzt auch auf älteren Androidgeräten (Android 6-8) wieder einwandfrei.

Bei einigen Nutzern wurden kryptische Fehlermeldungen angezeigt (Fehler X04), diese wurden nun durch verständliche Hinweise ersetzt.